Anexo de tratamiento de datos

Este anexo forma parte de los Términos y condiciones y regula el tratamiento que Ingenia System, S.A. de C.V. realiza sobre los datos personales que el despacho carga en Ingenia Legal.

1. Roles de las partes

El despacho es el Responsable de los datos personales de sus clientes, contrapartes y terceros involucrados en los expedientes. Determina las finalidades y los medios del tratamiento, y es quien responde frente a los titulares.

Ingenia es el Encargado. Trata esos datos exclusivamente por cuenta del despacho, para prestar el servicio contratado y conforme a las instrucciones del despacho. Ingenia no utiliza esos datos para fines propios, no los cede a terceros y no los emplea para entrenar modelos ni para elaborar perfiles comerciales.

2. Alcance del tratamiento

3. Confidencialidad y secreto profesional

Ingenia reconoce que la información de los expedientes puede estar amparada por el secreto profesional del abogado. El personal de Ingenia con acceso técnico está sujeto a obligación de confidencialidad que subsiste tras la terminación de su relación laboral. El acceso a datos de un despacho solo ocurre cuando es indispensable para soporte o mantenimiento, y queda registrado. Esa obligación consta en acuerdos de confidencialidad firmados.

4. Medidas de seguridad

Medidas implementadas actualmente:

• Cifrado en tránsito: todo el tráfico entre el cliente y el servidor viaja sobre TLS.
• Cifrado adicional de contenido sensible: las operaciones sobre credenciales, expedientes, usuarios, despachos, tareas y eventos cifran el cuerpo de la petición con un esquema híbrido RSA-OAEP + AES-GCM-256, de modo que el contenido no queda legible en registros ni en componentes intermedios.
• Aislamiento entre despachos: la separación por inquilino se aplica en la capa de datos, no solo en la aplicación, y toda consulta se restringe al despacho activo del usuario autenticado.
• Identificadores no enumerables: los recursos se exponen mediante identificadores públicos aleatorios, no mediante números consecutivos.
• Datos fuera de la URL: los filtros de búsqueda viajan en el cuerpo de la petición para no quedar registrados en historiales, bitácoras ni servidores intermedios.
• Segregación de archivos: los documentos se almacenan en rutas separadas por inquilino y despacho, con verificación de permisos antes de cada lectura o descarga.
• Control de acceso: permisos por rol, grupo de usuarios y despacho, con expiración de sesión y renovación controlada de credenciales. Dentro de cada expediente, el acceso se limita a los niveles de Lectura, Escritura o Administrar, y el servidor los exige en cada operación.
• Contraseñas y bloqueo: las contraseñas deben tener entre 8 y 100 caracteres, con al menos una mayúscula y un símbolo, y se almacenan solo como huella irreversible. Tras cinco intentos fallidos la cuenta se bloquea durante quince minutos. Cambiar o recuperar la contraseña cierra las sesiones abiertas anteriormente.
• Verificación en dos pasos: cada usuario puede activarla con un código enviado por correo o con una aplicación autenticadora, y dispone de códigos de recuperación de un solo uso. El administrador del despacho puede exigirla a todos sus usuarios. El secreto de la aplicación autenticadora se almacena cifrado.
• Protección de la interfaz web: redirección obligatoria a HTTPS, HSTS y política de seguridad de contenido (CSP) que restringe los orígenes desde los que se cargan recursos.
• Respaldos: copia nocturna de la base de datos y de los archivos, con verificación de integridad y restauración probada periódicamente. Las copias de la base se conservan catorce días.
• Medidas administrativas: Ingenia cuenta con una política de seguridad de la información, capacita a su personal en el manejo de datos personales y exige acuerdos de confidencialidad firmados a quienes tienen acceso a la plataforma.
• Medidas físicas: el servidor de producción está en instalaciones propias de Ingenia con acceso físico controlado, y su disco está cifrado con BitLocker.
• Respuesta a incidentes: Ingenia Software, la compañía que desarrolla y opera la plataforma, es la responsable de atender los incidentes de seguridad y de comunicarlos al despacho conforme a la sección 6.

Ningún sistema es completamente seguro. Ingenia revisa y actualiza estas medidas conforme evoluciona el servicio.

5. Subencargados

La infraestructura que opera Ingenia (servidor de aplicación, base de datos, almacenamiento de documentos y correo transaccional) es propia y está en México; no es subencargada. Ningún proveedor de nube interviene en el procesamiento de los datos de expedientes y los documentos no se replican a servicios de terceros. Los subencargados, es decir, los terceros que tratan datos por cuenta de Ingenia, están obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y a tratarlos solo para prestar el servicio:

• Entrega de la interfaz web: Vercel Inc. (Estados Unidos), que sirve la aplicación de frontend. Vercel no almacena datos de expedientes ni de la cuenta. Sin embargo, algunas funciones que se ejecutan en sus servidores, como la generación de recibos en PDF y la autenticación, consultan a la infraestructura de Ingenia y procesan esos datos de forma transitoria para responder la petición, sin conservarlos.
• Procesamiento de pagos: no hay cobro en línea habilitado a la fecha de este anexo. Al incorporarse, se hará mediante un procesador certificado PCI DSS y esta lista se actualizará antes de que trate dato alguno.

Ingenia avisará al despacho por escrito, con al menos treinta días naturales de anticipación, antes de incorporar un nuevo subencargado que trate datos de expedientes. Si el despacho no se opone dentro de ese plazo, el subencargado se entenderá autorizado. Si se opone por causa razonable y Ingenia no ofrece una alternativa, el despacho podrá terminar el servicio sin penalización, conservando la ventana de exportación señalada en los términos. Las objeciones se envían a contacto@ingeniasoftware.com.mx.

Cuando un subencargado de Ingenia incorpore a su vez a otro proveedor, Ingenia lo comunicará al despacho en cuanto reciba el aviso del subencargado. El despacho podrá oponerse dentro del plazo que el subencargado conceda a Ingenia y, si la objeción es razonable y no hay alternativa, aplica la terminación sin penalización descrita arriba.

6. Notificación de incidentes

Si Ingenia detecta una vulneración de seguridad que afecte datos del despacho, lo notificará al despacho con un aviso inicial dentro de las veinticuatro horas siguientes a su detección, por correo electrónico a los administradores registrados en su licencia, desde contacto@ingeniasoftware.com.mx, y lo completará conforme avance el análisis, informando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las medidas adoptadas, las recomendaciones aplicables y los medios para obtener más información. La notificación a los titulares y, en su caso, a la autoridad corresponde al despacho en su calidad de Responsable, con el apoyo técnico de Ingenia.

7. Atención de derechos de los titulares

Si un titular se dirige a Ingenia para ejercer derechos sobre datos contenidos en un expediente, Ingenia lo canalizará al despacho correspondiente sin atender la solicitud por cuenta propia, y prestará al despacho la asistencia técnica razonable para responderla.

8. Devolución y supresión

Al terminar la relación, el despacho puede exportar su información dentro de la ventana señalada en los términos. Concluida esa ventana, Ingenia suprime los datos de los sistemas productivos dentro de los noventa días naturales señalados en el Aviso de privacidad. Las copias de la base de datos se eliminan al cumplirse su ciclo de catorce días. En las copias de archivos, lo que se elimina del sistema pasa a una papelera de recuperación y se borra definitivamente a los treinta días, bajo las mismas medidas de seguridad. Se exceptúa lo que deba conservarse por obligación legal.

9. Auditoría

A solicitud razonable y por escrito, Ingenia pondrá a disposición del despacho la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este anexo. La auditoría es documental: comprende la descripción de las medidas de seguridad vigentes y la respuesta a un cuestionario de cumplimiento, hasta una vez por año natural y con aviso previo de treinta días naturales. No incluye acceso a la infraestructura, al código fuente ni a datos de otros despachos.

10. Contacto

Cualquier consulta sobre este anexo puede dirigirse a contacto@ingeniasoftware.com.mx.